Facturen zijn een essentieel onderdeel van elk bedrijf, groot of klein. Ze zijn de manier waarop je klanten je kunnen betalen voor jouw producten of diensten, maar ook hoe jij andere bedrijven betaalt. Maar wat is nu de beste manier om je facturen te versturen? Moet je kiezen voor fysieke of digitale facturen? In dit artikel geven we je de nodige informatie en tips om de beste keuze te maken voor jouw bedrijf.
Fysieke facturen: de voordelen en nadelen
Fysieke facturen zijn papieren facturen die per post worden verstuurd. Het voordeel van fysieke facturen is dat ze tastbaar zijn en kunnen worden bewaard voor archiveringsdoeleinden. Bovendien zijn er nog steeds klanten die de voorkeur geven aan papieren facturen omdat ze deze gemakkelijker kunnen lezen en begrijpen. Het nadeel van fysieke facturen is dat ze meer tijd en geld kosten, aangezien je de facturen moet afdrukken, enveloppen moet kopen, postzegels moet kopen en ze moet versturen.
Digitale facturen: de voordelen en nadelen
Digitale facturen zijn elektronische facturen die vaak via e-mail worden verstuurd. Het voordeel van digitale facturen is dat ze veel tijd en geld besparen. Je hoeft geen geld uit te geven aan drukwerk, postzegels of enveloppen. Bovendien worden digitale facturen sneller afgeleverd dan fysieke facturen. Het nadeel van digitale facturen is dat ze minder tastbaar zijn, wat kan leiden tot problemen bij de archivering van facturen. Daarnaast kunnen klanten problemen ondervinden bij het begrijpen en verwerken van digitale facturen.
Boekhoudprogramma's en online factureren
Een voordeel van digitale facturen is dat het gebruik van een boekhoudprogramma je facturatieprocessen aanzienlijk vereenvoudigen. Met een boekhoudprogramma kun je gemakkelijk facturen opstellen en verzenden, en het zorgt ook voor automatische boekhouding. Bovendien bieden veel boekhoudprogramma's ook de mogelijkheid om online facturen te versturen, wat het proces nog gemakkelijker en efficiënter maakt. Ook zijn er verschillende soorten boekhoudprogramma’s voor verschillende branches en bedrijfstypes, zoals een boekhoudprogramma voor ZZP.
Bij het kiezen tussen fysieke of digitale facturen moet je rekening houden met verschillende factoren, waaronder de behoeften van je klanten, de kosten en de efficiëntie. Overweeg om een boekhoudprogramma te gebruiken voor het stroomlijnen van je facturatieproces, zeker als je met digitale facturen werkt. Hierdoor hoef je geen lokale boekhouder, als een boekhouder in Hilversum meer in te huren. Onthoud dat de keuze voor fysieke of digitale facturen niet definitief is, je kunt altijd van methode veranderen als de omstandigheden veranderen.